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Procure-to-pay mit Coupa – digitaler Bestell- und Rechnungsverarbeitungsprozess

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The Changemaker

Das Projekt «Procure-to-Pay» hat den Bestellabwicklungs- und Rechnungsprozzess für die Ringier AG, für Ringier Axel Springer Schweiz AG und die Druckereien komplett digitalisiert. Hierzu ging Ende 2017 Coupa als Procure-to-Pay-Portal live und wurde bis Ende Juli 2018 laufend optimiert. Die Bestell- und Rechnungsabwicklung wurde dadurch effizienter und transparenter. Durch die Bündelung und Standardisierung der eingekauften Waren und Dienstleistungen können tiefere Einkaufspreise erzielt werden. Das Jahresziel 2018 von 15% vollständig digitalisierter Prozesse konnte für die Ringier AG bereits per Ende August erreicht werden.


Als Purchase-to-Pay-Prozess (wörtlich: Einkauf-bis-Bezahlung-Prozess) bezeichnet man die Prozess-Schritte von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung.

Dazu gehört die Bedarfsmeldung, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnungszahlung – einschliesslich aller Überprüfungen, Freigabeprozesse und Dokumente, die in diesem Zusammenhang anfallen.

 

Zur Ausgangslage: Der Bestellabwicklungsprozess, vor allem in der Ringier AG und Ringier Axel Springer Schweiz AG hatte diverse Schwachstellen:

  1. a) Keine Koordination der Ausgaben, b) Keine Freigabe der Anforderung der Bedarfsträger sondern Freigabe der Rechnung, c) Kein oder nur geringer Einbezug des Einkaufs (hoher Anteil an Maverick Buying), d) Ineffiziente Abwicklung der einzelnen Prozessschritte. Zudem drängte sich die schrittweise Ablösung des in die Jahre gekommenen Tools IWF (Invoice Workflow) auf.

 

Zu den Zielen:

1) Digitalisierung der Prozesse: Umsetzung der strategischen Einkaufsziele (Spend under Management), Kontrolle der Bedarfsanforderungen und nicht erst der Rechnung, Transparenz über Ausgaben als Basis für Optimierungen

2) Flexibilität / Agilität: Zukunftsorientierter und flexibler Prozess; Schnelle Umsetzung neuer Anforderungen; Schnelle Integration neuer Organisationseinheiten/Gesellschaften auf SAP

3) Wirtschaftlichkeit: Einsparungen bei Ausgaben für Güter und Dienstleistungen; Reduktion der Prozesskosten über den gesamtem P2P Prozess; Schnellere Durchlaufzeiten.

 

Im Rahmen der Evaluation wurde auf eine möglichst hohe Prozessdurchgängigkeit und eine möglichst einfache Benutzeroberfläche geachtet. Die Wahl fiel auf die Cloud-Lösung Coupa (Coupa.com). Durch System-Schnittstellen ist Coupa mit den Mastersystemen HR (LOGA) und Finance (SAP) verbunden. Für die genannten Gesellschaften wurden vereinheitlichte Freigabe-Prozesse für Bestellungen implementiert. Coupa überzeugt im Backend durch umfangreiche Analyse-Tools und eine integrierte Rechnungsabwicklung für die zentrale Kreditorenabteilung in Zofingen. Die Lieferanten profitieren von der elektronischen, mehrwertsteuerkonformen Rechnungsübermittlung über das Coupa-Portal. Zudem übermittelt ein Lieferant seine Rechnungen bereits vollintegriert über eine Systemschnittstelle und spart ebenfalls die vollen Druck- und Portokosten. Ringier ist in der Schweiz Initiator der „Swiss Coupa User Group“ und strebt gemeinsam mit andern Coupa-Kunden die elektorinische Anbiendung gemeinsamer Lieferanten wie z.B. Brack.ch oder Ofrex (Büromaterial) an.

Ausblick: bis Ende 2019 sollen weitere Gesellschaften der Ringier-Gruppe auf Coupa migriert werden. Im Rahmen dieser Aktivitäten werden die Funktionen des Systems IWF schrittweise in Coupa integriert.

Als separates Projekt werden die heutigen Excel-basierten Spesenabrechnungen auf Coupa migriert. Dabei werden Spesen in Zukunft über eine Smart-Phone-App erfasst. Papier-(Beleg)-los und digital ist auch hier das Ziel – let’s make change happen!

Dauer Start bis Abschluss Projekt:

Dezember 2016 bis Juli 2018, technische Konzeption und Realisierung Mai 2017 bis Dezember 2017

 

Namen der Projekt-Mitarbeitenden:

Baumann Thomas

Berri Julia

Gerken Stefan

Grieder Cédéric

Haldi Christoph

Por Andràs

Roncone Claudia

Sury Theo

Müller René

Durrer Isabelle

Kirtas Tarkan

Kroker Silvia

Cornelia Bär

Maximilian Ludwig

Valentin Vonesch

Joy Schreiber

Elfriede Kern

Sebastian Süess

Nicole Dubach

 

Abteilung:

Ringier Business Services – Shared Service Finance & Procurement mit Implementierungspartner Ringier IT Business Applications

 

Firma/Firmen:

Ringier AG